REGULAMIN  TARGOWY.

13 Międzynarodowe Targi Zdrowej żywności, Ekoproduktów, EKOrodziny EKOstyl 2025

Bielsko – Biała; 21-23 listopada 2025 r. Hala Wielofunkcyjna im. Zbigniewa Pietrzykowskiego przy ul. Karbowej 26

1. INFORMACJE OGÓLNE.
2. Organizatorem wydarzenia jest Astra Biuro Promocji i Wystaw Eugeniusz Kropka w spadku z siedzibą w Bielsku – Białej, al. Armii Krajowej 220 e-mail: biuro@targibielskie.pl, tel. 33/811 93 20
3. Targi odbędą się w Bielsku-Białej w dniach 21-23 listopada 2025 roku  w  Hali Wielofunkcyjnej    Z. Pietrzykowskiego przy ul. Karbowej26.
4. Targi będą udostępnione dla zwiedzających w dniach 21-23 listopada 2025 w godz. od 10.00 do 18.00 każdego dnia.
5. Montaż stoisk i urządzanie ekspozycji można wykonać w przeddzień targów tj. 20 listopada br. (czwartek) od godziny 13.00 do godziny 20.00 oraz w pierwszym dniu targów 21 listopada od godz. 7.00 do godziny 9.00.  Ze względu na konieczność zabezpieczenia komfortu termicznego na hali, wejścia towarowe zostaną zamknięte o godz.9.00  i wnoszenie towarów będzie możliwe tylko wejściami dla zwiedzających ( schody i winda).
6. Przed zajęciem stoiska wystawca zgłasza się do organizatora w celu odebrania identyfikatorów oraz wyposażenia zamówionego na formularzu zgłoszeniowym.
7. Demontaż stoiska należy przeprowadzić bezpośrednio po zamknięciu targów w dniu 23 listopada br. po godz. 18.00.

Uwaga. Zabrania się demontować  stoiska w dniu 23 listopada  br. przed zamknięciem targów tj. przed godz. 18.00.

7. Minimalna powierzchnia zamówionego stoiska wynosi 4 m2 o wymiarach 2m x 2m.
8. Wystawca wyraża zgodę na przetwarzanie danych osobowych przez Organizatora targów w celu wykonania zapisów i ustaleń związanych

z udziałem w targach  oraz  przekazywaniu informacji o wydarzeniach organizowanych przez Biuro Promocji i Wystaw Astra.

Administratorem Państwa danych jest Astra Biuro Promocji i Wystaw Eugeniusz Kropka w spadku z siedzibą w Bielsku-Białej przy al. Armii Krajowej 220.

W każdym momencie macie Państwo wgląd w swoje dane oraz możliwość rezygnacji z otrzymywania informacji o wydarzeniach organizowanych

przez Astra Biuro Promocji i Wystaw. Rezygnację można przekazać: biuro@targibielskie.pl

1. WARUNKI UCZESTNICTWA I ZASADY PŁATNOŚCI
2. Prawo do udziału w targach Wystawca nabywa po spełnieniu następujących warunków:
3. a) wypełnienie i podpisanie Formularza Zgłoszeniowego przez osobę uprawnioną do reprezentowania firmy oraz   dostarczenie  go

Organizatorowi targów bezpośrednio do jego  siedziby lub  pocztą tradycyjną lub drogą mailową przesłanie scanu Formularza.;

1. b) otrzymanie od Organizatora potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia;
2. c) uregulowaniu płatności (patrz punkt 3).
3. Po otrzymaniu przez Wystawcę potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia udziału w targach Umowa nabiera mocy prawnej pomiędzy Wystawcą,

a  Organizatorem targów i jest traktowana, jako zawarta.

3. Na podstawie przesłanego zgłoszenia i po jego przyjęciu przez Organizatora targów będzie wystawiona faktura Pro Forma.

Płatność  będzie można uregulować w dwóch częściach:

1. 40% wartości zamówionego stoiska do 7 dni po otrzymaniu faktury Pro Forma;
2. 60% wartości zamówionego stoiska do dnia 31 października
3. można również dokonać jednorazowej wpłaty całkowitej do 7 dni po otrzymaniu faktury Pro Forma.

4. W przypadku zgłoszenia uczestnictwa w targach po 31 października 2025 roku wymagana jest odpłatność jednorazowa, w pełnej wysokości za zamówione stoisko.
5. Organizator zastrzega sobie prawo do nie przyjęcia zgłoszenia uczestnictwa bez podania przyczyny odmowy. W takim  przypadku  zgłaszający będzie powiadomiony pisemnie lub mailowo do 7 dni po przesłaniu Formularza Zgłoszeniowego.
6. Organizator ma prawo nie dopuścić do udziału w targach Wystawcę, który nie uregulował płatności za zamówione stoisko.

Nie uregulowanie płatności nie będzie traktowane, jako rezygnacja z targów i mimo nie dopuszczenia firmy do udziału będzie naliczona kara umowna w wysokości 100% brutto wartości zamówionego stoiska.

7. Wystawca nie jest uprawniony do podnajmowania części stoiska innym podmiotom lub osobom bez zgody Organizatora targów.
8. zabudowana obejmuje: ścianki działowe stoiska, stolik + 2 krzesła, opis fryzowy (nazwa firmy + miejscowość), kosz na śmieci.

Doprowadzenie energii elektrycznej do stoiska, jak również wykładzinę czy inne wyposażenie stoiska należy dodatkowo zamówić

1. cennika ujętego w Formularzu Zgłoszeniowym.
2. W ramach stoiska niezabudowanego zapewniamy tylko miejsce pod stoisko.

Media należy zamówić dodatkowo wg cennika zamieszczonego w Formularzu Zgłoszeniowym.

10. W ramach opłaty rejestracyjnej zapewniamy: zaproszenia targowe w wersji elektronicznej dla kontrahentów i klientów firmy,

identyfikatory targowe, kartę parkingową, utrzymanie w  czystości przejść  i   korytarzy komunikacyjnych w dni targowe.

Uwaga. W dniu urządzania ekspozycji oraz w trakcie targów Wystawca swoje stoisko utrzymuje  w czystości we własnym zakresie

III. REZYGNACJA Z UCZESTNICTWA.

1. W przypadku rezygnacji z uczestnictwa:
2. a)  do dnia 17 października 2025 r. przysługuje pełny zwrot wpłaconych zaliczek na poczet targów;
3. w dniach 17 października-3 listopada 2025 r. Organizator targów naliczy

karę umowną w wysokości 50% kwoty brutto wartości stoiska;

1. po dniu 3 listopada 2025 r. Organizator targów naliczy karę umowną w wysokości 100% kwoty brutto wartości zamówionego stoiska.
2. Rezygnację należy zgłosić pisemnie i przesłać pocztą tradycyjną lub mailową przy zachowaniu w/w terminów. Liczy się data wpływu rezygnacji do Organizatora targów. Wystawca otrzyma pisemne potwierdzenie wpływu pisma rezygnacji od Organizatora targów.
3. Jeżeli Wystawca nie zagospodaruje zamówionego stoiska na czas targów nie jest to traktowane, jako rezygnacja z targów i będzie naliczona kara umowna w wysokości 100% kwoty brutto wartości zamówionego stoiska. Wszelkie wpłaty będą zatrzymane na poczet w/w kary umownej.
4. Nie wywiązanie się z płatności w terminach podanych w wystawionych fakturach nie jest traktowane, jako rezygnacja z targów i nie zwalnia z obowiązku  ich uregulowania.
5. Organizator targów zastrzega sobie prawo do zagospodarowania powierzchni nie zajętego stoiska przez Wystawcę wg własnych potrzeb.

1. LOKALIZACJA, ZAGOSPODAROWANIE I LIKWIDACJA STOISKA.

Wystawca będzie powiadomiony pisemnie lub mailowo najpóźniej na 7 dni przed rozpoczęciem wydarzenia, (o ile to nie nastąpiło wcześniej) o lokalizacji stoiska wraz z nadanym numerem stoiska, a także otrzyma szczegółowe  informacje organizacyjne dotyczące udziału w targach.

Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany lokalizacji stoiska, jeżeli z powodów techniczno-organizacyjnych nie będzie możliwe jego zrealizowanie wg wcześniejszych ustaleń (Wystawca będzie powiadomiony o wszelkich zmianach ).

Wynajęte stoisko przeznaczone jest wyłącznie dla Wystawcy, który dopełnił formalności zgłoszeniowej.

Podnajem przydzielonej powierzchni targowej innej firmie nie mającej podpisanej umowy z organizatorem wymaga zgłoszenia

u organizatora i uzyskanie jego akceptacji.

Montaż stoiska należy przeprowadzić w terminie podanym przez Organizatora targów w przesłanych informacjach organizacyjnych.

Zabrania się mocowania eksponatów i materiałów reklamowych w sposób powodujący trwałe uszkodzenia ścianek stoiska

( np. wiercenie, przybijanie gwoździ, mocowanie za pomocą pinesek bądź stosowanie taśm i folii samoprzylepnych powodujących zniszczenie politury płyt stoiska). W przypadku uszkodzeń Wystawca jest zobowiązany do pokrycia strat.

Wszelkie prace na podłożu stoiska (podłoga, posadzka, wykładzina itp.) jak np. cięcie, wiercenie, malowanie, szlifowanie różnych materiałów potrzebnych do budowy stoiska  mogących spowodować zagrożenie uszkodzenia podłoża jest zabronione. Operacje te można wykonać na zewnątrz obiektu lub w miejscu uzgodnionym z Organizatorem targów.

W każdym takim przypadku Organizator targów obciąży Wystawcę kosztami w wysokości zaistniałych uszkodzeń.

Przy szlifowaniu elementów zabudowy stoiska, cięciu płytek i innych materiałów uprasza się o stosowanie urządzeń eliminujących zapylenie.

Wszystkie eksponaty winny znaleźć się w obrębie stoiska Wystawcy. Nie mogą wystawać na ciągi komunikacyjne ze względów bezpieczeństwa.

Montaż stoisk i urządzanie ekspozycji można wykonać w przeddzień targów tj. 20 listopada br. (czwartek) od godziny 13.00 do godziny 20.00 oraz w pierwszym dniu targów 21 listopada  od godz. 7.00 do godziny 9.00.  Ze względu na konieczność zabezpieczenia komfortu termicznego na hali, wejścia towarowe zostaną zamknięte o godz.9.00  i wnoszenie towarów będzie możliwe tylko wejściami dla zwiedzających ( schody i winda).

Przed zajęciem stoiska wystawca zgłasza się do organizatora w celu odebrania identyfikatorów oraz wyposażenia zamówionego na formularzu zgłoszeniowym.

W dni targowe obsługa stoiska ma obowiązek noszenia identyfikatorów w widocznym miejscu, które jednocześnie  upoważniają do wejścia na Halę Wystawową przed otwarciem targów dla zwiedzających. Identyfikatory są do pobrania na stoisku Organizatora .

Demontaż  ekspozycji oraz wywóz eksponatów i innych elementów prosimy przeprowadzić w ostatnim dniu targów

18. 23 listopada br. bezpośrednio po  ich zamknięciu  tj. po  godz. 18.00

Niedozwolony jest demontaż stoiska przed oficjalnym zamknięciem targów w dniu 23 listopada br.  tj.  przed godz. 18.00.

Stoisko winno być przywrócone po zdemontowaniu ekspozycji do stanu pierwotnego i zdane Organizatorowi.

1. ZABEZPIECZENIE MIENIA I POSTANOWIENIA KOŃCOWE.
2. Organizator nie ubezpiecza eksponatów na czas transportu, montażu i demontażu ekspozycji oraz w czasie trwania imprezy.
3. Wystawca ubezpiecza eksponaty we własnym zakresie oraz ubezpiecza się od OC na czas transportu, montażu, demontażu stoiska

i  trwania  targów.

3. Wystawca jest zobowiązany do zabezpieczenia swoich eksponatów targowych przed uszkodzeniem oraz kradzieżą w czasie godzin udostępnionych dla publiczności, jak również zapewnić obsadę stoiska najpóźniej na 15 minut przed otwarciem targów dla zwiedzających, aż do czasu opuszczenia pawilonu wystawowego przez gości targowych na zakończenie każdego dnia trwania targów.
4. W przypadku okoliczności od niego niezależnych (losowych) Organizator zastrzega sobie prawo do odwołania , przesunięcia terminu targów na inny, skrócenia ilości dni i czasu wydarzenia, częściowego zamknięcia imprezy. W takim przypadku Wystawcy nie przysługuje prawo do  jakiegokolwiek odszkodowania  lub zmniejszenia opłat za uczestnictwo w targach.
5. Organizator targów nie ponosi odpowiedzialności za szkody wynikłe z przyczyn sił wyższych m. in. uderzenia pioruna, wichury, zalania wodą, przerwy w dostawie energii elektrycznej, wody, eksplozji i innych.
6. Wszelkie reklamacje i roszczenia winny być zgłaszane Organizatorowi targów w formie pisemnej najpóźniej w ostatnim dniu targów.
7. Wystawca wyraża zgodę na rejestrowanie (foto/video) przez przedstawicieli Organizatora targów stoisk  i wykorzystanie tego materiału dla celów reklamowo – promocyjnych na portalach  internetowych, FB, stronie internetowej i w wydawnictwach Organizatora.
8. Wystawca jest zobowiązany do przestrzegania przepisów p. poż. oraz porządkowych obowiązujących w obiekcie targowym.
9. Wszelkie spory mogące wyniknąć z tytułu uczestnictwa w targach zawarte strony będą starały się rozstrzygnąć polubownie lub przez Sąd Gospodarczy właściwy do siedziby Organizatora targów.